Съгласно Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ) КЕП се приравнява на саморъчен подпис и подписаните с него електронни документи се приемат за подписани частни документи. Следователно с КЕП могат да бъдат подписвани всякакви договори с търговски характер, освен договорите, за които законът предвижда специална форма (нотариална заверка на подпис и съдържание или нотариална форма).

Изисквания за въвеждане на електронна комуникация при

Трудови договори и правоотношения:

• И двете страни (работник и работодател) да са дали изрично съгласие в писмена форма да бъдат адресати на електронни съобщения;
• Заварените трудови договори, които са били водени на хартия, следва да бъдат анексирани писмено, за да се въведе новият метод на комуникация работодател/служител;
• Да бъде направена изрична промяна в Правилника за вътрешния трудов ред, която да предвижда електронно водене, съхранение на трудови досиета и ел. комуникация със служителите, както и вида електронен подпис, който служителите могат да ползват в комуникацията с работодателя;
• Работодателят да уведоми служителите, че досиетата им се водят електронно;
• Работодателят да осигури информационна система за електронна комуникация, която да удостоверява получаване на съобщения – електронна препоръчана поща, като удостоверява настъпването на фактите (размяната на комуникацията) с точност до година, дата, час, минута, секунда;
• Работниците могат да подписват електронни съобщения до работодателя с един от трите вида електронен подпис: обикновен, усъвършенстван и квалифициран. Работодателят е длъжен да осигури за своя сметка квалифициран електронен подпис на служителите, ако изисква от тях да подписват документи с такъв подпис. Работодателят подписва само с КЕП;
• Трудовите договори могат да бъдат сключвани, изменяни и прекратявани и с въвеждане на т.н. хибридна или смесена система – работодателят подписва документи, отправени към служителите с КЕП, а служителите отговарят в писмена форма. В този случай са налице всички изисквания, освен изискването на работника да бъде предоставен КЕП за сметка на работодателя.

С напредъка на технологиите правото все повече се пренасочва към виртуалната среда, а така се заражда и широката използваемост на електронните документи и електронните подписи. Между подписването с електронен подпис на трудови договори и на договори, свързани с търговската дейност на дадено дружество,  има разлика. С влизане в сила на „Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя“ (НВИССЕДТДРС) са създадени специални правила за използването на електронни подписи при сключването на трудови договори. Затова и в настоящата разработка ще бъдат разгледани отделно условията за подписване с електронен подпис на трудови договори и търговски сделки.

1. Подписване на трудови договори

Трудовите договори могат да се създават в електронна форма и подписват с електронен подпис, както и да се изпращат и съхраняват в електронен вид. Необходимо е обаче да са налице предвидените в НВИССЕДТДРС условия:

• Страните да са дали в писмена форма изричното си съгласие да бъдат адресати на електронни изявления от насрещната страна. Съгласието може да се даде преди, едновременно с или след сключването на трудовия договор. Така например кандидат може да даде своето съгласие с изрична писмена декларация още в комуникацията преди сключването на договора.
• Работодателят е длъжен да уведомява служителя за създадените и съхранени електронни документи по начин, определен в Правилника за вътрешния трудов ред. Документите налични и необходими в трудовото досие могат да бъдат електронни единствено след промяна на ПВТР в тази насока.
• Всички подписани електронно документи трябва да бъдат изпращани до насрещната страна по електронна препоръчана поща. Какво означава електронна -препоръчана поща?

В Правилника за вътрешния трудов ред трябва да се посочи видът на електронния подпис, който се използва от работниците или служителите.

Електронните подписи са 3 вида:

• обикновен,
• усъвършенстван и
• квалифициран.

Работодателят може да подписва трудово-правните документи само с квалифициран електронен подпис. Служителите могат да подписват трудово-правни документи с всеки от трите вида електронни подписи. Ако работодателят изисква служителят да подписва с КЕП, той е длъжен да му осигури такъв за своя сметка.

За да се подписват трудовоправни документи с електронен подпис, е необходима електронна информационна система, която да отчита и удостоверява времето на настъпване на факти с правно значение с точност до година, дата, час, минута и секунда. Необходим е квалифициран електронен времеви печат. / За подписване на трудови договори и други електронни трудовоправни документи с електронен подпис е необходима промяна в Правилника за вътрешния трудов ред. Изискват се промени в договорите със служителите. Освен това е необходимо да се осигури КЕП за служителите. Нужно е да се закупи и инсталира електронна информационна система. Трябва да бъде посочена електронна препоръчана поща./

Половинчат, но по-достъпен алтернативен вариант е трудовите договори да бъдат подписвани при „смесена система“ – от страна на работодателя с КЕП, а от служителя саморъчно, на хартия.

2. Подписване с електронен подпис на търговски договори

В закона няма специално изискване за форма за сделките, свързани с търговската дейност, като например договори с клиенти или с доставчици. Сделките ще бъдат действителни дори, ако бъдат уговорени по телефона. Все пак, с оглед необходимостта сделката да бъде доказана, подписването с квалифициран електронен подпис е напълно достатъчно, за да се докаже съдържанието и авторството на писмен документ, обективиращ сделката. Съгласно Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ) КЕП се приравнява на саморъчен подпис и подписаните с него електронни документи се приемат за подписани частни документи. Следователно с КЕП могат да бъдат подписвани всякакви договори с търговски характер, включително и предварителни договори.  Договорът може да бъде сключен, както от двете страни в електронен формат, подписан и от двамата представители с КЕП, така и да бъде едностранно подписан с КЕП, като представителят на насрещната страна положи своя подпис върху разпечатано на хартиен носител копие на електронния договор. Не се приема за нотариална заверка на подпис или съдържание документ, подписан с електронен подпис. Още по-малко се отнася това за договори в нотариална форма. Тези изисквания не могат да бъдат изместени от подписа, поставен електронно под документ.